PAPÍRRÓL ELEKTRONIKUS MÁSOLAT
2006-08-17
Az informatika és a digitális világ térhódításával számos dokumentum - szerződés, megrendelés, visszaigazolás, kiadvány, számla, stb. - már elektronikus formában jön létre, amely még rengeteg kiaknázatlan lehetőséget tartogat magában. A törvényi előírások figyelembevételével ha egy meglévő ügyviteli, számviteli vagy dokumentumkezelő rendszerhez kiegészítésképpen egy archiváló rendszer kerül csatlakozattatásra, akkor jelentős anyagi és dologi megtakarítás realizálható.
Egy tetszőleges dokumentumkezelő, vállalatirányítási, pénzügyi, workflow rendszerhez csatlakoztatható az általunk kínált alkalmazás modul, mely a keletkező elektronikus dokumentumokat a törvényi előírásoknak megfelelően hitelesíti, azaz a tárolandó adatot ellátja elektronikus aláírással és időbélyegzővel, valamint csatolja a hozzá kapcsolódó egyéb fontos információkat (pl. tanúsítvány visszavonási lista, szolgáltatói tanúsítványok).
A hitelesítést követően a dokumentumok bekerülnek egy adatbázisba, ahol elkészül hozzájuk a megfelelő metaadatbázis, és így lehetőség nyílik a feltöltött adatokban való gyors keresésre, a hozzáférés-kontroll kialakítására, valamint az adatok bizalmas (titkosított) tárolására is.
Optimális esetben az így készült másolatot hiteles archiválási rendszernek kerül átadásra.
Egy, a törvényi előírásoknak megfelelően készített másolta esetében az eredeti papír megsemmisíthető, ezáltal jelentős előnyök érhetőek el:
- Tárolási költség csökkenése
- Az információ visszakeresésének gyorsasága
A teljes folyamat...
A papíralapú dokumentumok meghatározott feltételek szerint (iratdoboz, stb.) eljutnak a feldolgozást végző félhez, egységhez. Itt először egy technológiai előkészítésen esnek át az archiválandó iratok. Miután megtörténik a dokumentumok irat és tűzőkapcsoktól történő akadálymentesítése, a digitalizálás, azaz lapolvasás (szkennelés) fázisa következik. A képi adatokhoz hozzá kell rendelni a törvényi előírásoknak megfelelő információkat (pl, ki készítette a másolatot, mikor, stb.). Ezt követi ezen adatok (kép file és hozzá tartozó meta file) együttes hitelesítése – az elektronikus aláírás és időbélyegzés. Majd az így hitelesített adatállományt továbbításra kerül más rendszerek felé, például az archiváló rendszerhez, vagy CD/DVD lemezre való kiírása. Majd legvégül a papíralapú dokumentum visszacsomagolása és a már digitalizált, hitelesen archivált állományoknak a megrendelőhöz való leszállítása történik meg.
Amit nyújtunk...
A törvényi előírásoknak megfelelő zárt, biztonságos informatikai rendszert és eszközt mely segítségével ezen folyamatok kiépíthetőek, vagy integrálhatóak meglévő rendszerekbe. Természetesen a szükséges tanúsítványokat és időbélyegzés szolgáltatást is biztosítjuk a rendszer üzemeltetéséhez. Tanácsadóink segítenek a vállalat vezetőinek meghatározni, elemezni és megoldani az papírról történő hiteles másolat rendszer kiépítésének a vállalaton belüli felhasználásának, bevezetésének lehetőségeit. A feladatok megoldására projekttervet készítünk, és közreműködünk a terv megvalósításában.
